KI-Automatisierung Ulm Routinearbeit, die sich von selbst erledigt.
Angebote, Rechnungen und Belege, Daten zwischen Programmen, wiederkehrende Fragen: Wir automatisieren die Schritte, die sich in Ihrem Büro jeden Tag wiederholen, auf Wunsch mit KI.
Was kostet Sie die Aufgabe heute?
Bevor wir über Technik sprechen: Wählen Sie die Aufgaben, die sich bei Ihnen wiederholen, und schätzen Sie kurz Häufigkeit und Dauer. Die Zahlen stellen Sie selbst ein.
Die Anfrage beantwortet sich selbst.
So kann ein Postfach arbeiten, wenn Anfragen automatisch bearbeitet werden. Der Verlauf ist vereinfacht und angelehnt an ein echtes Projekt für einen Ferienwohnungs-Anbieter.
- Liest und versteht Anfragen, auch mit Rückfragen
- Prüft freie Zeiträume im Buchungssystem
- Verschickt Angebote und legt Buchungen an
- Übergibt Rechnungen an die Buchhaltung
Sonderfälle landen weiter bei Ihnen, mit allem, was bisher geschrieben wurde.
- Gast Hallo, ist die Wohnung am See vom 12. bis 16. August frei? Wir sind zwei Erwachsene und ein Kind.
- Zeitraum geprüft: frei
- Automatische Antwort Guten Tag, die Wohnung ist in diesem Zeitraum frei. Ihr Angebot finden Sie im Anhang. Möchten Sie buchen?
- Angebot verschickt
- Gast Super! Gibt es ein Kinderbett?
- Automatische Antwort Ja, ein Kinderbett stellen wir gern bereit. Soll ich die Buchung für Sie anlegen?
- Gast Ja, bitte.
- Buchung angelegt
- Rechnung an die Buchhaltung übergeben
Ein Postfach, das Buchungen selbst abwickelt.
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Die Ausgangslage
Viele Einheiten, viele Anfragen: Verfügbarkeiten prüfen, Angebote schreiben, Buchungen eintragen, Schäden festhalten und Rechnungen stellen. Das alles sollte an einer Stelle zusammenlaufen.
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Was wir gebaut haben
- KI-gestützte Bearbeitung eingehender E-Mail-Anfragen
- Verfügbarkeit prüfen, Angebote senden, Buchungen anlegen, auch über mehrere Nachrichten mit dem Gast
- Admin-Panel für Buchungen, Schäden und Objekte
- Anbindung an die Buchhaltungssoftware für Rechnungen und Zahlungen
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Was sich geändert hat
- Standardanfragen werden beantwortet, ohne dass jemand tippen muss
- Buchungen, Rechnungen und Zahlungsstand an einem Ort
- Mehr Zeit für Gäste und Sonderfälle statt für Routine
Eingesetzte Bausteine
- KI-Assistent für E-Mails
- Buchungslogik
- Admin-Panel
- Buchhaltungs-Anbindung
Anonymisiert: Name und Details des Kunden nennen wir nicht öffentlich.
Das lässt sich typischerweise automatisieren.
Fünf Bereiche, in denen sich Routine gut abgeben lässt. Anfragen sind nur einer davon.
- Angebote aus Vorlagen Fertige Entwürfe mit Ihren Preisen
- Rechnungen und Belege Ausgelesen, abgelegt, an die Buchhaltung
- Zahlungen im Blick Offene Posten abgleichen, freundlich erinnern
- Daten zwischen Programmen CRM, Kalender und Excel bleiben gleich
- Einsätze und Aufgaben Planung, die alle im Team sehen
- Berichte von selbst Zahlen und Listen ohne Zusammensuchen
- Postfach vorsortiert Antworten liegen zur Freigabe bereit
- Fragen zu Ihren Unterlagen Ein Assistent, der Ihre Dokumente kennt
- Dokumente auslesen Aufmaße, Formulare und Verträge erfasst
- Anfragen an einem Ort Aus Website, E-Mail und Formularen
- Freie Termine anbieten Kunden buchen selbst in Ihren Zeitfenstern
- Erinnerungen Weniger Ausfälle, ohne Anruf
- Bilder erstellen Motive und Varianten automatisch aus Vorlagen
- Videos erstellen Kurze Clips für Website und Social Media
So gehen wir vor.
Erst verstehen, dann automatisieren. Sie behalten immer die Kontrolle.
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Erstgespräch
Kostenlos, rund 30 Minuten. Wir sprechen über Ihre Abläufe und wo heute die meiste Zeit verloren geht.
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Abläufe aufnehmen
Mit Festpreis-Angebot. Wir gehen einen typischen Tag bei Ihnen durch und planen, welche Schritte automatisch laufen.
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Umsetzung & Test
Mit echten Beispielen. Wir bauen die Abläufe und testen sie gründlich, bevor sie live gehen.
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Betreuung
Wir behalten alles im Blick. Wir überwachen die Abläufe, werden bei Fehlern benachrichtigt und passen sie an.
Mehr als Anfragen sortieren
Automatisierung beginnt oft bei den Anfragen, hört dort aber nicht auf. In vielen Betrieben kostet die Arbeit im Büro mehr Zeit: Belege abtippen, Angebote schreiben, Daten von einem Programm ins nächste übertragen, immer wieder dieselben Fragen beantworten. Beispiele dafür, auch mit KI, sammeln wir im Beitrag KI-Automatisierung für Büro und Dokumente. Woran Sie gute Kandidaten erkennen, steht in Prozesse automatisieren: Beispiele aus der Praxis.
Manchmal reicht es nicht, Programme zu verbinden. Dann bauen wir ein eigenes Werkzeug, zum Beispiel eine Web-App, die Trades automatisch auf mehrere Konten kopiert. Mehr dazu unter Web-App entwickeln lassen.
Was Betriebe vor dem Start wissen wollen.
Welche Programme lassen sich verbinden?
Sehr viele: E-Mail, Kalender, Kundenlisten, Buchhaltung, Tabellen und die meisten Branchenlösungen. Im Erstgespräch prüfen wir, was bei Ihnen möglich ist.
Muss ich meine Programme wechseln?
Nein. Wir verbinden die Werkzeuge, die Sie schon nutzen.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt davon ab, wie viele Schritte und Programme beteiligt sind. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot zum Festpreis.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein einzelner Ablauf ist oft in wenigen Tagen umgesetzt. Größere Vorhaben dauern meist zwei bis vier Wochen.
Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?
Wir überwachen die Abläufe und werden benachrichtigt, wenn ein Schritt fehlschlägt. So können wir reagieren, bevor Ihnen etwas fehlt.
Wo laufen die Automatisierungen?
Auf Servern in Deutschland, auf Wunsch auch auf Ihren eigenen. Welche Daten wohin fließen, besprechen wir vorab mit Ihnen.
Welche Aufgabe soll zuerst verschwinden?
Im kostenlosen Erstgespräch finden wir die Abläufe, bei denen sich Automatisierung für Sie am meisten lohnt.
Kostenlos und unverbindlich. Antwort innerhalb eines Werktags. Lieber anrufen? 015679 757178