KI-Automatisierung Ulm Arbeit, die sich von selbst erledigt.
Anfragen sortieren, Termine abstimmen, Angebote vorbereiten, Daten übertragen: Wir automatisieren die Schritte, die sich jeden Tag wiederholen.
Was kostet Sie die Aufgabe heute?
Bevor wir über Technik sprechen: Wählen Sie die Aufgaben, die sich bei Ihnen wiederholen, und schätzen Sie kurz Häufigkeit und Dauer. Die Zahlen stellen Sie selbst ein.
Die Anfrage beantwortet sich selbst.
So kann ein Postfach arbeiten, wenn Anfragen automatisch bearbeitet werden. Der Verlauf ist vereinfacht und angelehnt an ein echtes Projekt für einen Ferienwohnungs-Anbieter.
- Liest und versteht Anfragen, auch mit Rückfragen
- Prüft freie Zeiträume im Buchungssystem
- Verschickt Angebote und legt Buchungen an
- Übergibt Rechnungen an die Buchhaltung
Sonderfälle landen weiter bei Ihnen, mit allem, was bisher geschrieben wurde.
- Gast Hallo, ist die Wohnung am See vom 12. bis 16. August frei? Wir sind zwei Erwachsene und ein Kind.
- Zeitraum geprüft: frei
- Automatische Antwort Guten Tag, die Wohnung ist in diesem Zeitraum frei. Ihr Angebot finden Sie im Anhang. Möchten Sie buchen?
- Angebot verschickt
- Gast Super! Gibt es ein Kinderbett?
- Automatische Antwort Ja, ein Kinderbett stellen wir gern bereit. Soll ich die Buchung für Sie anlegen?
- Gast Ja, bitte.
- Buchung angelegt
- Rechnung an die Buchhaltung übergeben
Ein Postfach, das Buchungen selbst abwickelt.
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Die Ausgangslage
Viele Einheiten, viele Anfragen: Verfügbarkeiten prüfen, Angebote schreiben, Buchungen eintragen, Schäden festhalten und Rechnungen stellen. Das alles sollte an einer Stelle zusammenlaufen.
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Was wir gebaut haben
- KI-gestützte Bearbeitung eingehender E-Mail-Anfragen
- Verfügbarkeit prüfen, Angebote senden, Buchungen anlegen, auch über mehrere Nachrichten mit dem Gast
- Admin-Panel für Buchungen, Schäden und Objekte
- Anbindung an die Buchhaltungssoftware für Rechnungen und Zahlungen
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Was sich geändert hat
- Standardanfragen werden beantwortet, ohne dass jemand tippen muss
- Buchungen, Rechnungen und Zahlungsstand an einem Ort
- Mehr Zeit für Gäste und Sonderfälle statt für Routine
Eingesetzte Bausteine
- KI-Assistent für E-Mails
- Buchungslogik
- Admin-Panel
- Buchhaltungs-Anbindung
Anonymisiert: Name und Details des Kunden nennen wir nicht öffentlich.
Das lässt sich typischerweise automatisieren.
Vier Bereiche, in denen sich Routine gut abgeben lässt.
- Anfragen sammeln und sortieren Aus Website, E-Mail und Formularen an einem Ort
- Eingangsbestätigung Kunden wissen sofort, dass alles angekommen ist
- Rückfragen bei fehlenden Angaben Automatisch und freundlich formuliert
- Freie Termine anbieten Kunden buchen selbst in Ihren Zeitfenstern
- Erinnerungen Weniger Ausfälle, ohne Anruf
- Kalender und Kundenliste abgleichen Nichts wird doppelt eingetragen
- Angebote aus Vorlagen Fertige Entwürfe mit Ihren Preisen
- Rechnungen versenden und ablegen Automatisch an Kunden und ins Archiv
- Daten zwischen Programmen übertragen Schluss mit Abtippen
- Bilder erstellen Motive und Varianten automatisch aus Vorlagen
- Videos erstellen Kurze Clips für Website und Social Media
So gehen wir vor.
Erst verstehen, dann automatisieren. Sie behalten immer die Kontrolle.
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Erstgespräch
Kostenlos, rund 30 Minuten. Wir sprechen über Ihre Abläufe und wo heute die meiste Zeit verloren geht.
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Abläufe aufnehmen
Mit Festpreis-Angebot. Wir gehen einen typischen Tag bei Ihnen durch und planen, welche Schritte automatisch laufen.
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Umsetzung & Test
Mit echten Beispielen. Wir bauen die Abläufe und testen sie gründlich, bevor sie live gehen.
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Betreuung
Wir behalten alles im Blick. Wir überwachen die Abläufe, werden bei Fehlern benachrichtigt und passen sie an.
Was Betriebe vor dem Start wissen wollen.
Welche Programme lassen sich verbinden?
Sehr viele: E-Mail, Kalender, Kundenlisten, Buchhaltung, Tabellen und die meisten Branchenlösungen. Im Erstgespräch prüfen wir, was bei Ihnen möglich ist.
Muss ich meine Programme wechseln?
Nein. Wir verbinden die Werkzeuge, die Sie schon nutzen.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt davon ab, wie viele Schritte und Programme beteiligt sind. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot zum Festpreis.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein einzelner Ablauf ist oft in wenigen Tagen umgesetzt. Größere Vorhaben dauern meist zwei bis vier Wochen.
Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?
Wir überwachen die Abläufe und werden benachrichtigt, wenn ein Schritt fehlschlägt. So können wir reagieren, bevor Ihnen etwas fehlt.
Wo laufen die Automatisierungen?
Auf Servern in Deutschland, auf Wunsch auch auf Ihren eigenen. Welche Daten wohin fließen, besprechen wir vorab mit Ihnen.
Welche Aufgabe soll zuerst verschwinden?
Im kostenlosen Erstgespräch finden wir die Abläufe, bei denen sich Automatisierung für Sie am meisten lohnt.
Kostenlos und unverbindlich. Antwort innerhalb eines Werktags. Lieber anrufen? 015679 757178