Automatisierung mit n8n und KI

Wer heute ein Unternehmen führt, kennt das Problem: Viele Aufgaben wiederholen sich, kosten Zeit und binden Ressourcen, die man eigentlich für wichtigere Dinge braucht. Genau hier kommen Automatisierungen ins Spiel.

Automatisierung bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen. Es bedeutet, Menschen von repetitiven Aufgaben zu befreien, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.

Was ist n8n?

n8n (ausgesprochen: n-eight-n) ist ein Open-Source-Automatisierungstool, das wir einsetzen, um Arbeitsabläufe zu verbinden und zu optimieren. Das Besondere daran: Es lässt sich komplett selbst hosten. Das bedeutet, alle Daten bleiben dort, wo sie hingehören, nämlich bei dir.

Mit n8n lassen sich über 400 Apps und Dienste miteinander verknüpfen. Ein paar Beispiele:

• Automatische Benachrichtigungen bei neuen Kontaktanfragen

• Daten aus Formularen direkt in CRM-Systeme übertragen

• Regelmäßige Reports automatisch erstellen und versenden

• Social-Media-Posts planen und koordinieren

• Rechnungen und Angebote automatisch generieren

n8n vs. andere Automatisierungstools

Es gibt viele Automatisierungsplattformen auf dem Markt. Hier ein kurzer Vergleich:

KI als Teil der Automatisierung

Richtig spannend wird es, wenn man künstliche Intelligenz in diese Workflows einbindet. Ob Texte zusammenfassen, E-Mails kategorisieren oder Kundenanfragen vorqualifizieren, KI kann hier echte Arbeit abnehmen.

Dabei setzen wir bewusst auf verschiedene Ansätze, je nachdem was für den jeweiligen Anwendungsfall sinnvoll ist:

1. Cloud-APIs wie OpenAI oder Anthropic für unkritische Daten und maximale Leistung

2. Self-Hosted LLMs für sensible Unternehmensdaten, die das Haus nicht verlassen dürfen

3. Hybride Lösungen die je nach Datenanforderung dynamisch entscheiden

Self-Hosted KI für maximalen Datenschutz

Ein Thema, das uns besonders am Herzen liegt: Datenschutz. Nicht alle Daten sollten über externe Server laufen. Deshalb betreiben wir eigene GPU-Infrastruktur, auf der KI-Modelle lokal ausgeführt werden können.

Mit lokaler KI bleiben deine Daten dort, wo sie hingehören: bei dir. Keine Übertragung an Dritte, keine Cloud-Abhängigkeit, volle DSGVO-Konformität.

Mit Tools wie Ollama und lokalen LLMs (Large Language Models) wie Llama, Mistral oder Qwen lassen sich viele KI-Funktionen komplett in-house abbilden. Das ist besonders interessant für Branchen mit hohen Datenschutzanforderungen:

• Gesundheitswesen & Arztpraxen

• Anwaltskanzleien & Notariate

• Finanzsektor & Steuerberater

• Öffentliche Einrichtungen & Behörden

Praxisbeispiele

Um das Ganze greifbarer zu machen, hier ein paar konkrete Szenarien:

Automatisierte Leadqualifizierung

Eine neue Anfrage kommt über das Kontaktformular. n8n nimmt die Daten entgegen, eine lokale KI analysiert den Inhalt und kategorisiert die Anfrage. Ist es eine Supportfrage, eine Projektanfrage oder Spam? Je nach Ergebnis wird die Nachricht automatisch an die richtige Stelle weitergeleitet.

Dokumentenverarbeitung

Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst, wichtige Informationen extrahiert und in die Buchhaltungssoftware übertragen. Ohne manuelles Abtippen, ohne Fehlerquellen.

Content-Unterstützung

Entwürfe für Social-Media-Posts oder Newsletter werden von der KI vorgeschlagen. Der Mensch entscheidet, was veröffentlicht wird, aber die Vorarbeit läuft automatisch.

Intelligentes Monitoring

Überwachung von Websites, Servern oder Preisen bei Mitbewerbern. Bei definierten Ereignissen werden automatisch Benachrichtigungen ausgelöst oder Aktionen gestartet.

Der richtige Ansatz

Automatisierung ist kein Selbstzweck. Es geht nicht darum, möglichst viel zu automatisieren, sondern die richtigen Dinge. Wir schauen uns gemeinsam an, welche Prozesse wirklich Zeit kosten, wo Fehler passieren und wo Entlastung am meisten bringt.

Dabei achten wir darauf, dass alles wartbar und nachvollziehbar bleibt. Keine Black Box, sondern transparente Abläufe, die du verstehen und bei Bedarf anpassen kannst.

Weiterführende Ressourcen

Falls du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, hier einige nützliche Links:

• n8n.io – Offizielle Website mit Dokumentation und Community

• Ollama – Lokale LLMs einfach ausführen

• Hugging Face – Open-Source KI-Modelle und Datasets

• BSI zu KI-Sicherheit – Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik

Falls du wissen möchtest, welche Prozesse in deinem Unternehmen automatisiert werden könnten, meld dich gerne. Wir schauen uns das unverbindlich an und geben dir eine ehrliche Einschätzung, was sinnvoll ist und was nicht.