In vielen Betrieben kommt irgendwann der Punkt, an dem Tabellen, Zettel und drei verschiedene Programme nicht mehr reichen. Dann steht die Frage im Raum: ein fertiges Programm kaufen oder eine eigene Web-App entwickeln lassen? In diesem Beitrag vergleichen wir Standardsoftware und Individualsoftware nach Kriterien, die im Alltag zählen. Vorweg unsere ehrliche Empfehlung: Wenn es ein fertiges Programm gibt, das zu Ihrem Ablauf passt, nehmen Sie das.

Mit Standardsoftware meinen wir fertige Programme, die viele Betriebe gleichzeitig nutzen, heute meist als Abo im Browser. Eine eigene Web-App ist eine Anwendung, die für Ihren Betrieb entwickelt wird, im Browser läuft und auf Wunsch auch am Handy funktioniert.

Standardsoftware und eigene Web-App im Vergleich

Kriterium	Standardsoftware	Eigene Web-App
Passgenauigkeit	Deckt typische Abläufe ab, Sie passen sich teilweise an	Bildet genau Ihren Ablauf ab
Start	Sofort nutzbar, Einrichtung und Schulung nötig	Planung und Entwicklung vor dem Start, dann schrittweise Einführung
Kostentreiber	Anzahl der Nutzer, Tarif, Zusatzmodule	Umfang der Funktionen, Schnittstellen, Rollen und Rechte
Anpassung	Im Rahmen der Einstellungen, die der Hersteller anbietet	Erweiterbar, wenn sich Ihr Ablauf ändert
Schnittstellen	Vorhanden, wenn der Hersteller sie anbietet	Gezielt zu den Programmen, die Sie nutzen
Daten und Eigentum	Liegen beim Hersteller, Export je nach Anbieter	Können vollständig bei Ihnen liegen, Speicherort wählbar
Wartung	Übernimmt der Hersteller, Änderungen kommen ohne Ihr Zutun	Sie entscheiden über Änderungen, Wartung muss vereinbart sein

Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist

Für viele Aufgaben gibt es ausgereifte Programme: Buchhaltung, Lohnabrechnung, Kalender, E-Mail, Kundenverwaltung und zahlreiche Branchenlösungen. Sie sind sofort verfügbar, werden laufend weiterentwickelt und von vielen Betrieben genutzt. Fehler fallen dort schnell auf und werden behoben, ohne dass Sie sich darum kümmern. Bei Buchhaltung und Lohn kommen gesetzliche Vorgaben dazu, die der Hersteller für Sie im Blick behält.

Deckt ein solches Programm Ihren Ablauf zu großen Teilen ab, ist es fast immer die bessere Wahl. Kleine Lücken lassen sich oft mit einer Automatisierung schließen, die das Programm mit Ihren anderen Werkzeugen verbindet. Dafür eine eigene Software zu entwickeln, wäre zu viel des Guten.

Wann sich eine eigene Web-App lohnt

Eine eigene Web-App lohnt sich, wenn Ihr Ablauf so speziell ist, dass Sie ihn in fertigen Programmen nur mit Umwegen abbilden können. Typische Anzeichen:

Sie pflegen dieselben Daten in mehreren Programmen und Tabellen.
Ihr Team weicht auf Zettel oder Chats aus, weil die Software den Arbeitsalltag nicht abbildet.
Sie bezahlen für ein großes Programm, nutzen aber nur einen kleinen Teil und müssen den Rest umgehen.
Der Ablauf gehört zu dem, was Ihren Betrieb von anderen unterscheidet.

Zwei Beispiele aus unserer Arbeit, beide anonymisiert:

Ein Bauunternehmen verwaltet Werkzeuge, Geräte, Personaleinsätze und Rechnungen für mehrere Standorte in einer eigenen, internen Web-App. Alle Standorte arbeiten damit an einer Stelle mit denselben Daten. Mehr dazu im Praxisfall Web-App für ein Bauunternehmen.

Eine zweite interne Web-App kopiert Trades von einem MetaTrader-5-Konto automatisch auf mehrere andere Konten, mit eigenen Regeln für jedes Konto. Ein Live-Dashboard zeigt den aktuellen Stand, und mit einem Simulator lässt sich alles vorab testen. Hier waren die Regeln pro Konto der Kern der Aufgabe. Mehr dazu im Praxisfall Web-App für automatisches Copy-Trading.

Was die Kosten treibt

Bei Standardsoftware zahlen Sie meist eine laufende Gebühr pro Nutzer oder Tarif. Mit wachsendem Team und Zusatzmodulen steigt sie mit. Dazu kommt die Zeit für Einrichtung, Schulung und die Umwege, die Ihr Team im Alltag nimmt, wenn das Programm nicht ganz passt.

Bei einer eigenen Web-App entsteht der größte Teil der Kosten vor dem Start. Den Aufwand bestimmen vor allem diese Punkte:

Umfang: Wie viele Bereiche, Eingabemasken und Auswertungen braucht die App?
Rollen und Rechte: Sehen alle alles, oder gibt es Unterschiede zwischen Büro, Außendienst und Geschäftsführung?
Schnittstellen: Mit wie vielen anderen Programmen soll die App Daten austauschen?
Tempo und Zuverlässigkeit: Eine App, die in Echtzeit reagieren muss, braucht mehr Planung als eine einfache Verwaltung.

Danach fallen Hosting und Wartung an. Bewährt hat sich, klein zu starten: zuerst der Ablauf, der am meisten Zeit kostet, dann schrittweise ausbauen. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie von uns ein schriftliches Angebot zum Festpreis für den vereinbarten Umfang.

Schnittstellen, Daten und Eigentum

Ein Betrieb nutzt selten nur ein Programm. Standardsoftware bringt Schnittstellen mit, allerdings nur zu den Diensten, die der Hersteller vorgesehen hat. Fehlt die Verbindung zu Ihrem wichtigsten Werkzeug, bleibt nur Abtippen oder eine zusätzliche Automatisierung.

Eine eigene Web-App wird gezielt mit den Programmen verbunden, die Sie schon nutzen, sofern diese eine Schnittstelle anbieten. Ihre Daten liegen dabei an einem Ort, den Sie bestimmen. Wenn wir den Betrieb übernehmen, ist das ein Server in Deutschland.

Bei Standardsoftware liegen Ihre Daten beim Hersteller. Das ist in Ordnung, solange Sie sie vollständig exportieren können. Prüfen Sie vor der Entscheidung, in welchem Format ein Export möglich ist und was passiert, wenn Sie kündigen oder der Hersteller den Dienst einstellt.

Anpassung und Wartung im Alltag

Standardsoftware ändert sich mit jedem Update. Meistens wird sie besser. Manchmal verschwindet eine Funktion, die Sie täglich nutzen, oder der Tarif ändert sich. Darauf haben Sie keinen Einfluss.

Eine eigene Web-App ändert sich nur, wenn Sie es wollen. Neue Anforderungen lassen sich ergänzen, wenn Ihr Betrieb wächst oder sich ein Ablauf ändert. Dafür brauchen Sie jemanden, der die App pflegt, also Sicherheitsupdates einspielt, Backups prüft und Fehler behebt. Diese Wartung sollte von Anfang an eingeplant und vereinbart sein. Bei uns liegen Entwicklung und Betreuung in einer Hand. Fragen Sie trotzdem jeden Anbieter, ob Sie den Quellcode und eine Dokumentation erhalten, damit bei Bedarf auch jemand anderes weiterarbeiten kann.

Was passt zu wem?

Standardsoftware passt, wenn Ihr Ablauf dem vieler anderer Betriebe ähnelt, gesetzliche Vorgaben eine große Rolle spielen, etwa bei Buchhaltung und Lohn, oder Sie sofort starten müssen.
Standardsoftware mit Automatisierung passt, wenn ein fertiges Programm fast alles abdeckt und nur die Verbindung zu anderen Programmen fehlt.
Eine eigene Web-App passt, wenn Sie Ihren Ablauf in fertigen Programmen nur mit Umwegen abbilden, Daten aus vielen Quellen an einem Ort brauchen oder es für Ihren Ablauf schlicht kein passendes Programm gibt. Ein typisches Beispiel ist ein Kundenportal, in dem Ihre Kunden Unterlagen und den Stand ihres Auftrags selbst einsehen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Individualsoftware und Standardsoftware?

Standardsoftware ist für viele Betriebe gleichzeitig gemacht und wird fertig gekauft oder gemietet. Individualsoftware wird für einen Betrieb und seinen Ablauf entwickelt. Eine eigene Web-App ist eine Form von Individualsoftware, die im Browser läuft und ohne Installation auf Computer, Tablet und Handy funktioniert.

Wie lange dauert es, eine Web-App entwickeln zu lassen?

Das hängt vom Umfang ab. Eine erste Version mit dem wichtigsten Ablauf ist deutlich schneller fertig als eine App mit allen Wünschen auf einmal. Wir empfehlen, mit dieser ersten Version zu starten, sie im Alltag zu testen und dann auszubauen. Eine Einschätzung für Ihr Vorhaben besprechen wir im Erstgespräch.

Kann eine eigene Web-App mit meiner bestehenden Software zusammenarbeiten?

In den meisten Fällen ja, wenn die bestehende Software eine Schnittstelle anbietet. Viele Programme für Buchhaltung, Kalender oder Kundenverwaltung tun das. Wo keine Schnittstelle existiert, gibt es manchmal Umwege, etwa über einen regelmäßigen Datenexport.

Wenn Sie überlegen, ob ein fertiges Programm reicht oder eine eigene Lösung sinnvoller ist, schauen wir uns Ihren Ablauf im kostenlosen, unverbindlichen Erstgespräch an. Genügt ein vorhandenes Programm, ist das auch ein gutes Ergebnis. Wie wir eigene Web-Apps planen und bauen, lesen Sie auf der Seite Web-Apps und Tools.

Standardsoftware oder eigene Web-App?