Verwaltungssystem für Ferienwohnungen

Anonymisiert: Name und Details des Kunden nennen wir nicht öffentlich. Die Illustration steht stellvertretend für das Projekt.

Die Ausgangslage

Ein Anbieter von Ferienwohnungen mit vielen Einheiten an mehreren Standorten bekam täglich Anfragen per E-Mail. Jede bedeutete dieselben Schritte: Verfügbarkeit prüfen, Angebot schreiben, Buchung eintragen, später die Rechnung an die Buchhaltung geben. Dazu kamen Schadensmeldungen, Reinigung und Übergaben, die an anderer Stelle organisiert wurden.

Was das System kann

• KI-gestützte Bearbeitung eingehender E-Mail-Anfragen, auch über mehrere Nachrichten mit dem Gast

• Verfügbarkeit prüfen, Angebote senden und Buchungen anlegen

• Antworten in der Sprache des Gastes

• Freigabe vor dem Versand in Fällen, die ein Mensch entscheiden soll

• Admin-Panel für Buchungen, Objekte und Schadensmeldungen mit Fotos und Status bis zur Behebung

• Planung von Reinigung und Übergaben

• Anbindung an die Buchhaltungssoftware für Rechnungen und Zahlungen

Was sich geändert hat

Standardanfragen werden beantwortet, ohne dass jemand tippen muss. Buchungen, Rechnungen und Zahlungsstand liegen an einem Ort, und für Gäste und Sonderfälle bleibt mehr Zeit als für Routine. Wo die KI nicht allein entscheiden soll, liegt die Antwort vorher zur Freigabe bereit.

Weitere Beispiele, was sich im Büro automatisieren lässt, stehen im Beitrag KI-Automatisierung für Büro und Dokumente. Mehr zum Vorgehen unter KI-Automatisierung.