Eine neue Anfrage soll automatisch in der Kundenliste landen, Belege sollen von selbst im richtigen Ordner liegen, und jeder Kunde soll sofort eine Bestätigung bekommen. Für solche Abläufe gibt es Automatisierungs-Tools, die Ihre Programme miteinander verbinden. Die drei bekanntesten heißen n8n, Make und Zapier.

Wir setzen in unseren Projekten n8n ein. Für jeden Betrieb ist es trotzdem nicht die beste Wahl. In diesem Beitrag vergleichen wir die drei Tools nach acht Kriterien und sagen offen, wann Zapier oder Make die einfachere Lösung ist.

n8n, Make und Zapier im Vergleich

Kriterium	n8n	Make	Zapier
Bedienung	Visueller Editor mit vielen Möglichkeiten, eher für technisch Interessierte	Abläufe als Diagramm, etwas Einarbeitung nötig	Schritt für Schritt aufgebaut, am schnellsten gelernt
Hosting und Datenstandort	Selbst betrieben auf eigenem Server, zum Beispiel in Deutschland, oder als Cloud-Version	Nur Cloud, nach Angaben des Anbieters Rechenzentrum in der EU oder den USA wählbar	Nur Cloud, nach Angaben des Anbieters Server in den USA
Datenschutz und AV-Vertrag	Selbst betrieben: AV-Vertrag mit dem Betreiber des Servers	AV-Vertrag vom Anbieter, Unterauftragnehmer prüfen	AV-Vertrag vom Anbieter, Daten werden in den USA gespeichert
Kostenmodell	Selbst betrieben: Server und Pflege, in der Cloud nach Ausführungen	Abo, abgerechnet nach einzelnen Arbeitsschritten	Abo, abgerechnet nach Tasks, also ausgeführten Aktionen
Anbindungen	Viele fertige Bausteine, eigene Schnittstellen und Code möglich	Großer Katalog fertiger Bausteine, eigene Schnittstellen möglich	Nach Angaben des Anbieters besonders viele fertige Anbindungen
KI-Funktionen	KI-Bausteine für Cloud-Dienste und für Modelle auf eigenen Servern	KI-Bausteine für gängige KI-Dienste	Eigene KI-Funktionen und Anbindung gängiger KI-Dienste
Wartung	Selbst betrieben: Updates, Sicherungen und Überwachung nötig	Übernimmt der Anbieter	Übernimmt der Anbieter
Abhängigkeit	Gering, Server und Abläufe lassen sich umziehen	Abläufe laufen nur auf der Plattform des Anbieters	Abläufe laufen nur auf der Plattform des Anbieters

Bedienung: Wie schnell Sie selbst loslegen

Zapier ist das zugänglichste der drei Tools. Ein Ablauf wird Schritt für Schritt zusammengeklickt: Wenn in Programm A etwas passiert, erledige in Programm B etwas. Für einfache Verbindungen zwischen zwei oder drei gängigen Programmen kommen auch Menschen ohne Vorkenntnisse zügig ans Ziel.

Make zeigt Abläufe als Diagramm. Sie sehen auf einen Blick, wohin die Daten fließen, und können Verzweigungen, Filter und Wiederholungen einbauen. Das braucht etwas mehr Einarbeitung und zahlt sich aus, sobald ein Ablauf mehr als ein paar Schritte hat.

n8n arbeitet ebenfalls mit einem visuellen Editor, richtet sich aber stärker an technisch Interessierte. Einzelne Schritte lassen sich mit eigenem Code in JavaScript oder Python ergänzen. Wer nur zwei Programme verbinden möchte, braucht diese Freiheit meist nicht.

Datenstandort und Datenschutz

Sobald Kundendaten, Rechnungen oder Gesundheitsdaten durch eine Automatisierung laufen, wird der Datenstandort wichtig.

n8n lässt sich selbst betreiben, also auf einem eigenen Server. Damit bestimmen Sie, wo die Daten liegen, zum Beispiel auf Servern in Deutschland. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kurz AV-Vertrag, schließen Sie dann mit dem Betreiber des Servers, etwa Ihrem Hoster.

Make und Zapier gibt es nur als Cloud-Dienst. Bei Make wählen Sie nach Angaben des Anbieters beim Anlegen einer Organisation, ob Ihre Daten in einem Rechenzentrum in der EU oder in den USA gespeichert und verarbeitet werden. Diese Wahl lässt sich laut Make später nicht mehr ändern. Zapier speichert Daten nach eigenen Angaben auf Servern in den USA und bietet keine Möglichkeit, Daten ausschließlich in der EU zu speichern. Beide Anbieter stellen einen AV-Vertrag bereit und stützen Übermittlungen in die USA nach eigenen Angaben auf das EU-US Data Privacy Framework.

Auch mit Make und Zapier ist ein sorgfältiger Einsatz möglich. Prüfen Sie dafür, welche Daten durch einen Ablauf fließen, wo sie gespeichert werden und wie lange. Für eine Benachrichtigung über eine neue Anfrage ist das schnell geklärt. Bei Patientendaten oder Lohnunterlagen braucht es deutlich mehr Sorgfalt.

Kosten und Wartung

Zapier rechnet nach Tasks ab. Jede Aktion, die ein Ablauf ausführt, zählt. Make rechnet nach einzelnen Arbeitsschritten innerhalb eines Ablaufs ab. Bei beiden wählen Sie ein Abo mit einem festen Kontingent. Wer viele Abläufe mit vielen Schritten hat, braucht entsprechend einen größeren Tarif.

Die Cloud-Version von n8n rechnet nach Ausführungen ab, also nach kompletten Durchläufen eines Ablaufs, unabhängig von der Zahl der Schritte. Selbst betrieben fällt keine Gebühr pro Ausführung an. Dafür bezahlen Sie den Server und die Zeit für Betrieb und Pflege.

Diese Pflege sollten Sie einplanen. Ein selbst betriebenes n8n braucht regelmäßige Updates, Sicherungen und jemanden, der merkt, wenn ein Ablauf hängt. Bei Make und Zapier übernimmt der Anbieter den technischen Betrieb, und Sie kümmern sich nur um Ihre Abläufe. Wenn sich in Ihrem Betrieb niemand um einen Server kümmern kann, ist das ein echter Vorteil der Cloud-Dienste.

Anbindungen, KI und Abhängigkeit

Alle drei Tools bringen fertige Bausteine für gängige Programme mit, etwa für E-Mail, Kalender, Tabellen, Cloud-Speicher und viele CRM-Systeme. Zapier hat nach eigenen Angaben besonders viele fertige Anbindungen. Fehlt ein fertiger Baustein, lassen sich Programme mit offener Schnittstelle in allen drei Tools direkt ansprechen. In n8n gelingt das besonders frei, weil sich bei Bedarf eigener Code ergänzen lässt.

KI-Funktionen bieten inzwischen alle drei. Sie können Texte zusammenfassen, E-Mails einordnen oder Angaben aus Dokumenten auslesen lassen, meist über die Anbindung großer KI-Dienste. n8n lässt sich zusätzlich mit KI-Modellen verbinden, die auf eigenen Servern laufen. Für sensible Daten ist das ein wichtiger Unterschied, weil die Inhalte dann an keinen externen KI-Anbieter gehen. Wie wir KI-Automatisierung mit n8n umsetzen, beschreiben wir im Beitrag Automatisierung mit n8n und KI. Welche Aufgaben im Büro sich dafür eignen, zeigen wir in KI-Automatisierung für Büro und Dokumente.

Bei Make und Zapier laufen Ihre Abläufe auf der Plattform des Anbieters. Ändern sich Preise oder Bedingungen, haben Sie wenig Spielraum, und ein Wechsel zu einem anderen Tool bedeutet, die Abläufe neu aufzubauen. Ein selbst betriebenes n8n können Sie samt Abläufen auf einen anderen Server umziehen. Die Abhängigkeit liegt dann bei der Person oder Firma, die den Server betreut. Achten Sie deshalb darauf, dass Zugänge und Dokumentation bei Ihnen liegen.

Was passt zu wem?

Zapier passt, wenn Sie wenige, einfache Abläufe zwischen gängigen Programmen selbst einrichten möchten, keine besonders sensiblen Daten verarbeiten und schnell starten wollen. Für den Einstieg ist Zapier oft die einfachste Wahl.
Make passt, wenn Ihre Abläufe mehrere Schritte, Verzweigungen und Bedingungen haben, Sie sich gern selbst einarbeiten und die Daten in einem Rechenzentrum in der EU liegen sollen, ohne dass Sie einen eigenen Server betreiben.
n8n passt, wenn sensible Daten im Spiel sind, die Daten auf Servern in Deutschland liegen sollen, KI mit eigenen Modellen eingebunden werden soll oder viele Abläufe mit vielen Schritten laufen. Voraussetzung ist, dass sich jemand um Betrieb und Pflege kümmert, intern oder extern.

Häufige Fragen

n8n oder Make: Welches Tool ist leichter zu lernen?

Für die meisten Einsteiger ist Make leichter. Die Oberfläche führt stärker durch die einzelnen Schritte. n8n bietet mehr Freiheit, verlangt aber mehr technisches Verständnis, vor allem wenn Sie es auf einem eigenen Server betreiben.

Ist n8n kostenlos?

Die selbst betriebene Version von n8n kostet keine Gebühr pro Ausführung. Kosten entstehen trotzdem: für den Server, für Updates und Sicherungen und für die Zeit, die Einrichtung und Pflege brauchen. Die Cloud-Version von n8n ist kostenpflichtig.

Kann ich Zapier oder Make datenschutzkonform nutzen?

Das hängt davon ab, welche Daten durch Ihre Abläufe fließen. Schließen Sie den AV-Vertrag des Anbieters ab, wählen Sie bei Make das Rechenzentrum in der EU und prüfen Sie die Liste der Unterauftragnehmer. Bei sensiblen Daten, etwa aus Praxen oder Kanzleien, stimmen Sie den Einsatz am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Sie sind unsicher, welches Tool zu Ihren Abläufen passt? Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns gemeinsam an, welche Aufgaben Sie entlasten würden und welche Lösung dazu passt. Wenn Zapier oder Make für Sie reicht, sagen wir Ihnen das auch. Wie wir Abläufe in Betrieben automatisieren, lesen Sie auf der Seite Automatisierungen für Betriebe.

n8n, Make oder Zapier: Welches Automatisierungs-Tool passt zu kleinen Betrieben?